Wie alle Jahre wieder, nähert sich der gesetzlich vorgeschriebene Löschtermin für Tachographendaten. Gemäß § 1 Absatz 6 der Fahrpersonalverordnung (FPersV) müssen Unternehmen, die digitale Tachographen verwenden, diese Daten nach einer Aufbewahrungsfrist von einem Jahr außerhalb des Fahrzeugs vernichten. Diese Frist endet am 31. März des folgenden Kalenderjahres.
Ausführliche Informationen, welche Daten hiervon betroffen sind, finden Sie auch in unserem Artikel von 2022.
Hinweis: Dies betrifft lediglich die Datendateien aus den Tachographen und Fahrerkarten, alle sonstigen Daten aus Ihren gebuchten Dienstleistungen werden nicht gelöscht und verbleiben entsprechend dem im Produkt gewährten Datenvorhaltungszeitraum erhalten.
Abweichende Aufbewahrungszeiträume?
Erweiterte Aufbewahrungszeiten
In bestimmten Fällen ist es notwendig, Tachographendaten über die reguläre Frist hinaus aufzubewahren. Hier sind ausgewählte Schlüsselszenarien, die eine verlängerte Speicherung erfordern können:
- Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung Längere Speicherfristen, wenn Tachodaten für diese Zwecke verwendet werden, mitunter bis zu 10 Jahren.
- Unvorhergesehene Ereignisse Bei Unfällen oder Fahrzeugausfällen ist eine längere Aufbewahrung erforderlich, mindestens bis zum Abschluss der Untersuchung.
- Untersuchungen durch Behörden Bei polizeilichen oder behördlichen Untersuchungen sollten die Daten bis zum Abschluss aufbewahrt werden.
- Rechtsstreitigkeiten Bei rechtlichen Auseinandersetzungen zwischen Fahrer und Arbeitgeber oder zwischen Arbeitgeber und Behörden.
- Betriebsinterne Gründe Ein Unternehmen kann sich für eine längere Aufbewahrung aus internen Gründen entscheiden, wobei die Daten sicher und geschützt aufbewahrt werden müssen.
Weitere Erläuterungen und umfassende Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in unserem ausführlichen Artikel aus dem Vorjahr hier.
Es gibt jedoch spezielle Situationen, in denen Unternehmen verpflichtet sind, diese Daten länger aufzubewahren, etwa im Falle von laufenden Untersuchungen oder wenn Daten der Tachographen und Fahrerkarten als Grundlage zur Arbeitszeit oder Lohnabrechnung Verwendung finden. Kunden, die von solchen Sonderregeln betroffen sind, bitten wir sich rechtzeitig bei uns melden, und eine abweichende Löschfrist zu hinterlegen.
Detaillierte Informationen über mögliche abweichende Speicherfristen erläutert auch unser Artikel aus dem Vorjahr.
Eine leichte Prüfung der aktuell hinterlegten Aufbewahrungsfristen finden unsere Kunden auch in unserem Portal im Bereich Management/Fahrer Compliance.
Für die Kunden, die unsere branchenführenden Lösungen zum automatischen Download der Tachographen- und Fahrerkarten-Daten nutzen, garantieren wir die Umsetzung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen sowie die Einhaltung der diesbezüglichen Löschfristen. Unser Ziel ist es, Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit und Compliance zu bieten, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Falls Sie weitere Informationen benötigen oder spezielle Fragen zum bevorstehenden Löschtermin haben, kontaktieren Sie uns gerne. Wir sind stets bereit, Sie in allen Angelegenheiten rund um die Tachographendaten zu beraten und zu unterstützen.
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